Assistante de Direction Exécutive / Assistante personnelle de dirigeant(e) à très haute exigence
Description du poste
Contexte du poste : Dans un environnement professionnel exigeant, rapide et à forte pression, l’Assistante de Direction Exécutive est le bras droit opérationnel du/de la dirigeant(e). Elle/il anticipe les besoins, gère les priorités absolues, filtre les sollicitations et garantit une organisation irréprochable, même dans l’urgence.
Responsabilités
- Missions principales
- Gestion de l’agenda et des priorités
- Gérer un agenda complexe, mouvant et ultra-priorisé
- Anticiper les conflits d’agenda et réorganiser en temps réel
- Planifier réunions, rendez-vous stratégiques, déplacements et événements
- Hiérarchiser les urgences sans supervision constante.
- Interface et filtrage
- Être l’interlocuteur(trice) principal(e) entre la Direction et les parties internes/externes
- Filtrer appels, e-mails, demandes et sollicitations
- Gérer les relations avec des interlocuteurs de haut niveau (dirigeants, partenaires, clients VIP).
- Coordination opérationnelle & logistique
- Organiser les déplacements professionnels (vols, hôtels, visas, chauffeurs)
- Gérer les imprévus de dernière minute avec sang-froid et efficacité
- Superviser l’organisation d’événements, réunions confidentielles ou déplacements urgents.
- Gestion administrative & confidentielle
- Préparer dossiers, notes, supports de réunion et documents stratégiques
- Traiter le courrier, les e-mails sensibles et documents confidentiels
- Assurer un strict respect de la confidentialité.
- Support personnel à la Direction
- Gérer certaines demandes personnelles liées à l’agenda professionnel
- Anticiper les besoins du/de la dirigeant(e) avant qu’ils ne soient exprimés
- Être disponible, flexible et réactif(ve) selon les exigences du poste.
- Représentation et image
- Représenter la Direction avec professionnalisme et autorité
- Maintenir une présentation irréprochable et une communication adaptée au standing du poste.
Profil recherché
- Compétences requises :
- Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et de communication
- Très bonne capacité d’organisation et de planification
- Excellente expression orale et écrite
- Maîtrise de l’anglais professionnel (indispensable).
- Compétences comportementales (soft skills)
- Sang-froid et résistance au stress
- Sens aigu des priorités et de l’urgence
- Discrétion absolue et loyauté
- Proactivité et anticipation
- Capacité à travailler sous pression et avec des exigences élevées
- Grande adaptabilité et flexibilité horaire.
- Profil recherché
- Formation supérieure (Bac +3/5) en assistanat de direction, management ou équivalent
- Expérience confirmée (minimum 3 à 5 ans) à un poste similaire auprès de dirigeants exigeants
- Expérience en environnement haut de gamme, cabinet, direction générale ou groupe international appréciée.
- Conditions & exigences du poste
- Disponibilité élevée
- Horaires flexibles
- Forte charge mentale
- Environnement exigeant, rapide et orienté performance
- Ce poste est fait pour vous si :
- Vous aimez les environnements exigeants et stimulants
- Vous êtes à l’aise avec l’urgence et l’excellence
- Vous savez anticiper, décider et agir vite
- Vous comprenez que l’exigence est une norme, pas une exception .
- Poste stratégique nécessitant un haut niveau de professionnalisme, d’engagement et de résilience.
Avantages
- Salaire très attractif.